برگزارکننده همایش و نمایشگاه

دانستنی-هایی-که-باید-برگزار-کننده-های--همایش-و-نمایشگاه-بدانند
دانستنی هایی که باید برگزار کننده های همایش و نمایشگاه بدانند

تدابیر قبل از برگزار کردن همایش و نمایشگاه

برگزارکننده همایش و نمایشگاه انتظار دارد تا با برگزاری همایش و نمایشگاه،  به نتیجه ی دلخواه خود برسد؛ زیرا برگزار کردن همایش و نمایشگاه ها، نیازمند زحمت ها و هزینه های بسیاری است؛ از این رو برگزار کردن همایش و نمایشگاه، باید به گونه ای باشد تا بازدهی خوبی را داشته باشد؛ به همین دلیل باید قبل از اقدام به این کار مهم، بهتر است نکاتی را بدانید و سپس مقدماتش را فراهم کنید و در نهایت نمایشگاه و همایش خود را برگزار کنید. 

برای مثال قبل از برگزاری هر گونه نمایشگاه و همایشی، باید روزهای تعطیلات آخر هفته، اعیاد و... را بررسی کنید؛ علاوه براین موضوع، باید دقت داشته باشید که همایش شما با همایش دیگری که موضوع مشابه با همایش شما دارد؛ همزمان نشود. همزمانی همایش شما با یک نمایشگاه تخصصی، میتواند اقدامی موثر برای جذب مخاطبان بیشتری باشد؛ زیرا  ممکن است افراد بازدیدکننده ی نمایشگاه کنجکاو و علاقمند شوند تا به همایش شما نیز بپیوندند.

هدفتان از برگزار کردن همایش و نمایشگاه چیست؟

برگزارکننده همایش و نمایشگاه، باید هدف خود را مشخص کند؛ تعیین هدف به شما کمک میکند تا عملکرد بهتری داشته باشید؛ برای مثال اگر هدف از برگزاری همایش و نمایشگاه مشخص شود؛ شخص میتواند تشخیص دهد که قادر به برگزاری کدام دسته از نمایشگاه ها و کارگاه های آموزشی در کنار همایش خود است؛ برگزاری نمایشگاه ها و کارگاه های آموزشی در کنار همایش، در راستای جذب مخاطبان بیشتر، امری موثر و کارآمد است؛ زیرا بسیاری از افراد به دنبال یادگیری بیشتر و آشنایی بیشتر با محصولات و... هستند و به همین دلیل تشویق میشوند تا در همایش شما نیز شرکت کنند.

 

 برگزاری همایش

 

اهمیت پذیرایی در همایش ها

برگزارکننده همایش و نمایشگاه باید آگاه باشد که افرادی که تمایل به شرکت در همایش شما دارند و به همین منظور ساعت های طولانی را صرف رسیدن به مکان همایش شما میکنند؛ انتظار دارند تا با کمک پذیرایی شما، گرسنگی و تشنگی خود را تا حدی، رفع کنند و با انرژی کافی به سخنرانی ها و.. همایش توجه کنند؛ بنابراین اگر پذیرایی شما بی کیفیت باشد و نتواند افراد شرکت کننده را قانع کند؛ طبیعی است که این افراد از شرکت کردن مجدد در همایش شما پرهیز میکنند.

لازم به ذکر است که افرادی هم هستند که هیچ اهمیتی به پذیرایی شما نمیدهند و صرفا به دنبال یادگیری و استفاده از همایش شما هستند؛ اما باید آگاه باشیم که همه ی افراد، خلق و خوی مشابه ای ندارند؛ از این رو بهتر است تا در کنار پرداخت هزینه های دیگر، هزینه ی پذیرایی را نیز متقبل شوید. برگزارکننده همایش و نمایشگاه باید در نظر بگیرد که برخی از همایش ها ممکن است از صبح تا ساعاتی از عصر برگزارشود؛ از این رو واجب است تا برگزارکننده همایش تدارک ناهار را به نحو احسنت انجام دهد.

توجه به مهمانان

شما باید به مهمان اهمیت ویژه ای دهید؛ برای مثال بسیاری از مهمانان، از سخنرانی های طولانی و بدون هدف، خسته میشوند و در نتیجه جذابیت همایش شما از بین میرود و همایش شما تبدیل به همایشی بیهوده و بدون هدف میشود که افراد شرکت در آن را اتلاف وقت میدانند. در نتیجه شما باید از سخنران هایی استفاده کنید که بر مطالبی که میخواهند در همایش شما ارائه دهند؛ مسلط باشند و تجربه ی کافی در زمینه ی سخنرانی در همایش ها را داشته باشند.

پیشنهاد می کنیم این مقاله را نیز مطالعه بفرمایید :

دانستنی هایی درباره دکوراسیون داخلی فروشگاه

 

برگزاری همایش

 

 همچنین باید تذکر داده شود که برگزار کردن همایش بلافاصله پس از برگزاری نمایشگاه، کاری سنجیده و عاقلانه نیست؛ زیرا افراد در نمایشگاه با محصولات جدید و بسیاری از چیزهای هیجان انگیز آشنا شده اند و ذهن آن ها درگیر است و چه بسا مشتاق اند تا درباره ی محصولات جدید و آن چه که در نمایشگاه ها دیدند با یکدیگر به مباحثه بپردازند؛ از این رو نمیتوانند همه ی تمرکز خود را به  همایش شما اختصاص دهند؛ به خاطر دلایل ذکر شده، بهتر است تا بین اتمام ساعت نمایشگاه و ساعت آغاز همایش، مدت زمان مشخصی نیز فاصله وجود داشته باشد.

بودجه کافی برای برگزار کردن همایش و نمایشگاه

لازم به ذکر است که برگزارکننده همایش و نمایشگاه باید در نظر داشته باشد که بودجه ی کافی برای این اقدامات، ضروری است. برای مثال، طراحی سایت  موردنیاز برای همایش و نمایشگاه، هزینه های ناشی از تبلیغات، هزینه های پذیرایی و...هزینه های است که هر برگزارکننده همایش و نمایشگاه باید پرداخت کند تا نتیجه ی خوب و دلخواه خود را دریافت کند.

اما باید دقت داشته باشید که اسراف کردن و خرج های بیهوده نمیتواند باعث بازدهی بهتر و خوب تری داشته باشد؛ مثلا در مورد انتخاب غذاها و مواد  غذایی باید وسواس و دقت به خرج دهید و از کیفیت آن اطمینان حاصل کنید؛  اما نباید با اسراف و خرج های بیهوده و مواد غذایی گران قیمت برخود فشار مضاعف وارد کنید.   

مدت زمان همایش

باید بدانید که شما موظفید تا زمان همایش را به دقت بررسی کنید و در ساعت اتمام همایش که از قبل اعلام کردید؛ همایش را به پایان برسانید؛ طولانی تر شدن، باعث کسالت و خستگی افراد میشود؛ از طرفی بسیاری از افراد برنامه ریزی دقیق دارند و طولانی تر شدن همایش شما میتواند برنامه هایشان را دچار اختلال کند و در نتیجه خاطره ی خوبی از همایش شما بر ذهن مهمانان به جا نمی ماند.

پیشنهاد می کنیم این مقاله را نیز مطالعه بفرمایید :

دانستنی هایی درباره بازسازی اماکن تاریخی

 

برگزاری همایش

 

سالن همایش

سالنی که برای همایش در نظر دارید باید با تعداد مهمانان و جایگاه اجتماعی و علمی آنها در تناسب باشد؛ به عبارتی باید در شان و منزلت مهمانان شما باشد. برای مثال برای جمعیت 500 نفر، شایسته نیست که سالنی یا ظرفیت 1000 نفر رزرو کنید؛ زیرا افراد با یک نگاه تصور میکنند که مهمانان شما از حضور در همایش شما امتناع کردند. شخصیت هایی مثل مدیران، افراد تحصیل کرده باید به سالن های مناسب و در سطح آن ها دعوت شوند. توجه داشته باشید که برای سرو ناهار، عصرانه و یا میان وعده و یا هرگونه پذیرایی، باید از نیروی خدمه کافی استفاده کنید تا انجام پذیرایی با مشکل روبرو نشود.

روابط عمومی

برقراری یک رابطه ی خوب و موفق، روابط عمومی بالا را میطلبد؛ برگزارکننده همایش و نمایشگاه باید در نظر بگیرد که با یک روابط عمومی حساب شده و عالی بتواند با با شرکت های مرتبط، دانشگاهها، اساتید مرتبط، دانشجویان و...رابطه ای موثر و خوب برقرار کند. چه بسیار افرادی هستند که تنها با داشتن روابط عمومی بالا، در بسیاری از کارهای خود موفق شده اند و از دیگران و رقیبان خود سبقت گرفته اند.

کارت دعوت

شایسته است تا برای مهمانانی که در نظر دارید تا در همایش شما شرکت کنند و شما را با حضورشان سرافراز کنند؛ کارت دعوت زیبا و مناسبی را طراحی کنید و برای آن ها ارسال کنید؛ این امر رغبت مهمانان را برای شرکت در همایش شما بیشتر میکند؛ زیرا مهمان مورد نظر متوجه میشود که برگزارکننده همایش و نمایشگاه شخصی است که، برای مهمانان خود ارزش و احترام قائل است؛ از این رو مهمانان نیز برای شما ارزش قائل میشوند و زمانی را برای شرکت در همایش شما اختصاص میدهند.